Как организовать продуктивный рабочий день?

6 августа

Одна из распространенных проблем фрилансеров и офисных работников – неумение организовать свой рабочий день. Последствия проявляются в том, что даже при 10-часовом рабочем дне не наблюдается повышение продуктивности. Правильная организация выполнения задач позволяет экономить время и силы, повышать эффективность труда.

Существуют разные приложения и методики, позволяющие контролировать свой рабочий день. В этой статье мы расскажем о самых интересных.

Сервисы, которые помогут распределить задачи и проследить за их выполнением

Для того, чтобы записывать задачи и управлять ими, подойдет даже обычное приложение «заметки». Однако есть действительно удобные инструменты, которые позволяют вам быстро составить список целей, контролировать их выполнение, а также управлять продуктивностью.

My Mega Plans

My Mega Plans – сайт для создания целей и путей их достижения. После регистрации вы создаете свою цель: задаете название, описание и дату завершения. В описании указываете, что необходимо сделать для достижения результата.

Цели можно объединять в группы. Это позволяет создавать большие задачи с множеством подзадач. Для любой задачи можно добавить «расчет». Он позволяет задать стоимость выполнения пунктов в группе, и автоматически подсчитывать итоговые затраты.

В целом, My Mega Plans – очень простой и понятный сервис, который служит как удобное место хранения всех ваших задач, с учетом их описания и дедлайнов. Чтобы организовать продуктивный рабочий день, создавайте цели заранее. Так в день работы вы точно будете знать, за что браться.

Flat Tomato

Flat Tomato – это приложение-таймер, которое в своей работе использует технику Pomodoro. Ее суть заключается в том, что каждые 25 минут трудовой активности необходимо делать 5-минутный перерыв. Эти периоды работы называются «интервалы». После 4 таких интервалов допускается продолжительный 15-минутный перерыв.

В настройках вы можете изменить эти временные промежутки, но рекомендуем придерживаться 25/5/15 либо 30/10/20. Для запуска таймера следует нажать на часы на главном экране и выбрать задачу. После этого можно приступать к работе, программа сама будет напоминать про отдых. Приложение бесплатное, однако есть дополнительная покупка за 0,99$ – календарь. С его помощью вы сможете отслеживать, сколько времени и над какими задачами работали в конкретный день.

Time Doctor

Time Doctor – инструмент для отслеживания рабочего времени. С его помощью любой сотрудник или фрилансер сможет повысить свою продуктивность и контролировать выполнение задач. Программа устанавливается на компьютер, и начинает отслеживать вашу трудовую активность. Она анализирует, какими приложениями вы пользовались и сколько времени потратили на выполнение конкретных задач. Так можно легко понять, насколько эффективно вы используете свое рабочее время.

Благодаря удобной системе отчетов, вы легко сможете проанализировать информацию, и уделить больше внимания на выполнение наиболее трудозатратных задач. Также в программе есть система автоматического создания скриншотов. Она позволяет наглядно увидеть прогресс своей работы в течение дня. Использование тайм-трекинга в своей работе положительно скажется на вашей продуктивности, и поможет грамотно подходить к распределению рабочего времени.

42 Goals

42 Goals – удобный инструмент для создания и контроля ежедневных задач. С его помощью вы легко проведете учет своих дел, отслеживать прогресс выполнения задач. Основа сервиса – статистика. Вы заносите в таблицу свои цели, например, сколько текстов надо перевести. Далее программа рассчитывает, сколько времени вам потребуется на ее выполнение.

Все визуализировано, присутствуют наглядные графики. Есть несколько тарифов: бесплатный, премиум (5$) и бизнес. Для простых задач вполне хватит бесплатного тарифа. За 5 долларов в месяц вы сможете группировать задачи и скачивать статистику в формате SCV (Excel).

Методики, позволяющие правильно расставить цели и повысить свою продуктивность

Повысить свою продуктивность вовсе не означает «начать работать больше». Наоборот, порой мы слишком много времени теряем на выполнении второстепенных задач или вовсе пытаемся делать всё одновременно. В итоге и основные, и второстепенные цели остаются не выполнены. Далее мы рассмотрим 4 методики, которые помогут вам организовывать продуктивный рабочий день, а также правильно распределить задачи.

Правило Уоррена Баффета 5/25

Выпишите на листе 25 своих задач/целей. Эти цели могут быть масштабными, больше, чем “написать пост в группу”. Выпишите все, что есть в голове прямо сейчас. После этого продолжите чтение статьи.

Теперь, когда составили список, обведите 5 самых главных задач – то, к чему вы стремитесь больше всего, что для вас сейчас важно. Правило Уоррена Баффета 5/25 говорит, что на все пункты списка, которые вы не обвели, не надо тратить ни секунды своего времени, пока не выполните 5 обведенных. Способ позволяет отбросить все дела, которые отвлекают вас от выполнения действительно важных задач. Так вы направляете все силы на эти 5 целей, стремитесь быстрее с ними закончить и приступить к следующим.

Матрица Эйзенхауэра

Матрица Эйзенхауэра – идеальный пример правильного подхода к организации задач. Благодаря этой методике вы легко сможете расставить приоритеты в своих целях. Начертите квадрат как на рисунке ниже. Заполните квадраты матрицы в соответствии с заголовками.

Квадрат А. В идеале он должен быть пуст. Если у вас накопились срочные и важные дела – это признак неорганизованности, неспособности правильно расставить приоритеты в своих делах.

Квадрат Б. Здесь должны быть ваши действительно важные дела. Так как они несрочные, вы сможете без спешки, обдуманно подойти к их решению.

Квадрат В. В этой области расположены срочные, но не важные дела. Как правило, эти дела отвлекают вас от важных задач, и не помогают достигнуть какой-то более значимой цели.

Квадрат Г. Здесь записаны дела, которые надо делать в самую последнюю очередь, либо не делать вообще.

Работайте над важными задачами в первые 3 часа после сна

Первые три часа после сна – самые продуктивные в сутках. После хорошего отдыха вы полны сил, организм отдохнул, а голова не занята ничем. Используйте это время для решения самых важных и сложных задач. Если вы составляли матрицу Эйзенхауэра, то этот период идеален для пунктов из квадратов А и Б.

Не тратьте его на социальные сети, проверку почты, просмотр роликов с youtube и другие ресурсы. Вы просто отвлечетесь и не заметите, как идеальное время для работы прошло. Сконцентрируйтесь на главном. Первые полтора часа можно отвести на основную задачу, а оставшееся время на второстепенные.

Чередуйте интервалы работы и отдыха

Чтобы добиться высокого результата, необходимо максимально погружаться в трудовой процесс. Работайте интервалами по 2 часа, можно использовать приложение Flat Tomato для удобства. В эти два часа необходимо полностью отвлечься от сторонних дел, соцсетей и продуктивно работать.

Нельзя забывать про отдых. Если трудиться без остановки, продуктивность стремится к нулю. У большинства людей появляются новые идеи именно во время отдыха, когда работа не давит и можно расслабиться. Даже если вы фрилансер и постоянно заняты, научитесь распределяйте свое время. Сделайте так, чтобы в один промежуток работать с максимальной концентрацией, а в другой полностью отключаться от работы, отдыхать и восстанавливать силы.

Итоги

Организация продуктивного рабочего дня – одна из важнейших задач каждого, чей заработок зависит от количества выполненной работы. В этой статье мы рассмотрели 4 сервиса, которые помогут распределить задачи и проследить за их выполнением:

My Mega Plans;
Flat Tomato;
42 goals;
Time Doctor.

My Mega Plans и 42 Goals помогут управлять всеми вашими целями и задачами в одном месте. Приложение Flat Tomato будет напоминать про отдых, который необходимо делать каждые 25-30 минут работы. А программа учета рабочего времени Time Doctor будет контролировать вашу работу и приводить подробные отчеты об использованном времени.

Также мы дали 4 совета, которые позволяют правильно расставить цели и повысить свою продуктивность:

Используйте правило Уоррена Баффета 5/25;
Составьте Матрицу Эйзенхауэра;
Работайте над важными задачами в первые 3 часа после сна;
Чередуйте интервалы работы и отдыха.

 

Комментарии

Еще никто не оставлял комментариев к данному материалу.

Добавить комментарий



Похожие статьи

  •    Какие квартиры выгодней покупать для последующей сдачи в аренду 18 июля
    Какие квартиры выгодней покупать для последующей сдачи в аренду
      Финансовый и политический кризис временами дает о себе знать. Ощущается он практически во всех отраслях  промышленности и экономики в целом. Не смог он не отразиться и на рынке недвижимости. Ни для кого не является секретом, что покупательская способность у населения резко снизилась.
  • Подруга-Босс, Что делать если она главнее 18 июля
    Подруга-Босс, Что делать если она главнее
    Психолог Бэн Микаэлис расскажет как быть в такой непростой ситуации-когда твою подругу назначили боссом.
  •  Ситуация на рынке вторичного жилья 15 июля
    Ситуация на рынке вторичного жилья
         Ни для кого не секрет, что рынок недвижимости является индикатором экономической ситуации в стране в целом. Свои сбережения граждане инвестируют в недвижимость, тем самым способствуя росту экономики. 
  • Как правильно вести себя на работе? Советы и рекомендации. 19 июня
    Как правильно вести себя на работе? Советы и рекомендации.
    Часто, мечтая об успешной карьере, люди работают на износ, не достигнув желаемого. А иные выполняют свои обязанности легко, двигаясь  вверх с потрясающей быстротой. Почему так происходит? Всё дело в том, что успех зависит не только от тяжёлого труда, но и от знания, как правильно вести себя на работе, чтобы расположить к себе людей.
  • Что важно учесть при покупке квартиры 24 мая
    Что важно учесть при покупке квартиры
    Ни для кого не секрет, что покупка квартиры – событие радостное и долгожданное. Но всю радость приобретения опечаливает довольно сложный и затратный процесс. Тут есть два варианта: приобрести недвижимость через агентство либо же своими собственными силами.
  • Женщина в бизнесе: как добиться успеха 26 марта
    Женщина в бизнесе: как добиться успеха
    Принято считать, в бизнес идут только молодые и уверенные в себе люди. Как показывает практика, с каждым годом возрастает количество женщин, стремящихся завоевать высокие позиции на поприще коммерческой деятельности.
  • Как приобрести новое жилье с наименьшими рисками? 13 марта
    Как приобрести новое жилье с наименьшими рисками?
    Покупка нового жилья всегда сложный и волнительный процесс. Так как квартира – дорогостоящая покупка, то и отнестись к ней нужно со всей серьезностью. Также не маловажным этапом является просмотр и подписание необходимых документов.
  • Как организовать корпоратив? Дельные советы для новичка 18 декабря 2017 г.
    Как организовать корпоратив? Дельные советы для новичка
    Корпоративные праздники – это неотъемлемая часть современной кадровой политики практически на любом предприятии, ведь на корпоративах обычно получается познакомиться многим сотрудникам и портнерам, особенно если это большая компания.
  •  10 признаков, что пора менять работу  14 ноября 2017 г.
    10 признаков, что пора менять работу
    Вы находитесь в сомнениях, стоит ли менять работу? Предлагаем вам пройти мини-тест и проверить, насколько вы довольны нынешним местом. Если хотя бы половина из этих пунктов относится к вам, тогда стоит задуматься
  • Моя профессия – организатор совместной покупки 5 ноября 2017 г.
    Моя профессия – организатор совместной покупки
    Сегодня каждая женщина ищет возможность реализоваться как предприниматель, и это не удивительно. Ведь сегодня благодаря развитию интернет-технологий и онлайн-платежей покупать и продавать в интернете стало легко. Организовать свой бизнес в интернете без вложений сможет каждый желающий, главное – желание.