Как организовать продуктивный рабочий день?

6 августа

Одна из распространенных проблем фрилансеров и офисных работников – неумение организовать свой рабочий день. Последствия проявляются в том, что даже при 10-часовом рабочем дне не наблюдается повышение продуктивности. Правильная организация выполнения задач позволяет экономить время и силы, повышать эффективность труда.

Существуют разные приложения и методики, позволяющие контролировать свой рабочий день. В этой статье мы расскажем о самых интересных.

Сервисы, которые помогут распределить задачи и проследить за их выполнением

Для того, чтобы записывать задачи и управлять ими, подойдет даже обычное приложение «заметки». Однако есть действительно удобные инструменты, которые позволяют вам быстро составить список целей, контролировать их выполнение, а также управлять продуктивностью.

My Mega Plans

My Mega Plans – сайт для создания целей и путей их достижения. После регистрации вы создаете свою цель: задаете название, описание и дату завершения. В описании указываете, что необходимо сделать для достижения результата.

Цели можно объединять в группы. Это позволяет создавать большие задачи с множеством подзадач. Для любой задачи можно добавить «расчет». Он позволяет задать стоимость выполнения пунктов в группе, и автоматически подсчитывать итоговые затраты.

В целом, My Mega Plans – очень простой и понятный сервис, который служит как удобное место хранения всех ваших задач, с учетом их описания и дедлайнов. Чтобы организовать продуктивный рабочий день, создавайте цели заранее. Так в день работы вы точно будете знать, за что браться.

Flat Tomato

Flat Tomato – это приложение-таймер, которое в своей работе использует технику Pomodoro. Ее суть заключается в том, что каждые 25 минут трудовой активности необходимо делать 5-минутный перерыв. Эти периоды работы называются «интервалы». После 4 таких интервалов допускается продолжительный 15-минутный перерыв.

В настройках вы можете изменить эти временные промежутки, но рекомендуем придерживаться 25/5/15 либо 30/10/20. Для запуска таймера следует нажать на часы на главном экране и выбрать задачу. После этого можно приступать к работе, программа сама будет напоминать про отдых. Приложение бесплатное, однако есть дополнительная покупка за 0,99$ – календарь. С его помощью вы сможете отслеживать, сколько времени и над какими задачами работали в конкретный день.

Time Doctor

Time Doctor – инструмент для отслеживания рабочего времени. С его помощью любой сотрудник или фрилансер сможет повысить свою продуктивность и контролировать выполнение задач. Программа устанавливается на компьютер, и начинает отслеживать вашу трудовую активность. Она анализирует, какими приложениями вы пользовались и сколько времени потратили на выполнение конкретных задач. Так можно легко понять, насколько эффективно вы используете свое рабочее время.

Благодаря удобной системе отчетов, вы легко сможете проанализировать информацию, и уделить больше внимания на выполнение наиболее трудозатратных задач. Также в программе есть система автоматического создания скриншотов. Она позволяет наглядно увидеть прогресс своей работы в течение дня. Использование тайм-трекинга в своей работе положительно скажется на вашей продуктивности, и поможет грамотно подходить к распределению рабочего времени.

42 Goals

42 Goals – удобный инструмент для создания и контроля ежедневных задач. С его помощью вы легко проведете учет своих дел, отслеживать прогресс выполнения задач. Основа сервиса – статистика. Вы заносите в таблицу свои цели, например, сколько текстов надо перевести. Далее программа рассчитывает, сколько времени вам потребуется на ее выполнение.

Все визуализировано, присутствуют наглядные графики. Есть несколько тарифов: бесплатный, премиум (5$) и бизнес. Для простых задач вполне хватит бесплатного тарифа. За 5 долларов в месяц вы сможете группировать задачи и скачивать статистику в формате SCV (Excel).

Методики, позволяющие правильно расставить цели и повысить свою продуктивность

Повысить свою продуктивность вовсе не означает «начать работать больше». Наоборот, порой мы слишком много времени теряем на выполнении второстепенных задач или вовсе пытаемся делать всё одновременно. В итоге и основные, и второстепенные цели остаются не выполнены. Далее мы рассмотрим 4 методики, которые помогут вам организовывать продуктивный рабочий день, а также правильно распределить задачи.

Правило Уоррена Баффета 5/25

Выпишите на листе 25 своих задач/целей. Эти цели могут быть масштабными, больше, чем “написать пост в группу”. Выпишите все, что есть в голове прямо сейчас. После этого продолжите чтение статьи.

Теперь, когда составили список, обведите 5 самых главных задач – то, к чему вы стремитесь больше всего, что для вас сейчас важно. Правило Уоррена Баффета 5/25 говорит, что на все пункты списка, которые вы не обвели, не надо тратить ни секунды своего времени, пока не выполните 5 обведенных. Способ позволяет отбросить все дела, которые отвлекают вас от выполнения действительно важных задач. Так вы направляете все силы на эти 5 целей, стремитесь быстрее с ними закончить и приступить к следующим.

Матрица Эйзенхауэра

Матрица Эйзенхауэра – идеальный пример правильного подхода к организации задач. Благодаря этой методике вы легко сможете расставить приоритеты в своих целях. Начертите квадрат как на рисунке ниже. Заполните квадраты матрицы в соответствии с заголовками.

Квадрат А. В идеале он должен быть пуст. Если у вас накопились срочные и важные дела – это признак неорганизованности, неспособности правильно расставить приоритеты в своих делах.

Квадрат Б. Здесь должны быть ваши действительно важные дела. Так как они несрочные, вы сможете без спешки, обдуманно подойти к их решению.

Квадрат В. В этой области расположены срочные, но не важные дела. Как правило, эти дела отвлекают вас от важных задач, и не помогают достигнуть какой-то более значимой цели.

Квадрат Г. Здесь записаны дела, которые надо делать в самую последнюю очередь, либо не делать вообще.

Работайте над важными задачами в первые 3 часа после сна

Первые три часа после сна – самые продуктивные в сутках. После хорошего отдыха вы полны сил, организм отдохнул, а голова не занята ничем. Используйте это время для решения самых важных и сложных задач. Если вы составляли матрицу Эйзенхауэра, то этот период идеален для пунктов из квадратов А и Б.

Не тратьте его на социальные сети, проверку почты, просмотр роликов с youtube и другие ресурсы. Вы просто отвлечетесь и не заметите, как идеальное время для работы прошло. Сконцентрируйтесь на главном. Первые полтора часа можно отвести на основную задачу, а оставшееся время на второстепенные.

Чередуйте интервалы работы и отдыха

Чтобы добиться высокого результата, необходимо максимально погружаться в трудовой процесс. Работайте интервалами по 2 часа, можно использовать приложение Flat Tomato для удобства. В эти два часа необходимо полностью отвлечься от сторонних дел, соцсетей и продуктивно работать.

Нельзя забывать про отдых. Если трудиться без остановки, продуктивность стремится к нулю. У большинства людей появляются новые идеи именно во время отдыха, когда работа не давит и можно расслабиться. Даже если вы фрилансер и постоянно заняты, научитесь распределяйте свое время. Сделайте так, чтобы в один промежуток работать с максимальной концентрацией, а в другой полностью отключаться от работы, отдыхать и восстанавливать силы.

Итоги

Организация продуктивного рабочего дня – одна из важнейших задач каждого, чей заработок зависит от количества выполненной работы. В этой статье мы рассмотрели 4 сервиса, которые помогут распределить задачи и проследить за их выполнением:

My Mega Plans;
Flat Tomato;
42 goals;
Time Doctor.

My Mega Plans и 42 Goals помогут управлять всеми вашими целями и задачами в одном месте. Приложение Flat Tomato будет напоминать про отдых, который необходимо делать каждые 25-30 минут работы. А программа учета рабочего времени Time Doctor будет контролировать вашу работу и приводить подробные отчеты об использованном времени.

Также мы дали 4 совета, которые позволяют правильно расставить цели и повысить свою продуктивность:

Используйте правило Уоррена Баффета 5/25;
Составьте Матрицу Эйзенхауэра;
Работайте над важными задачами в первые 3 часа после сна;
Чередуйте интервалы работы и отдыха.

 

Комментарии

Еще никто не оставлял комментариев к данному материалу.

Добавить комментарий



Похожие статьи

  • Женской карьере вредят не дети, а мужья 11 октября
    Женской карьере вредят не дети, а мужья
    Один из самых вредных мифов о материнстве – миф о том, что дети погубят вашу карьеру. Женщинам внушают, что им придется выбирать между детьми и работой. Что они проведут самые продуктивные годы своей жизни, жонглируя обязанностями и пытаясь удержать баланс.
  • Все заново: как влиться в коллектив на новой работе 2 октября
    Все заново: как влиться в коллектив на новой работе
    Если вы сменили работу – совсем скоро придется вливаться в новый коллектив. А это значит – все начинать заново, налаживать новые связи и отношения. Немного страшно, правда? Если вы хотите как можно быстрее стать своей и понравиться коллегам и начальству – прочитайте нашу статью и ничего не бойтесь.
  • Мультимедийные презентации и их роль в развитии бизнеса 11 сентября
    Мультимедийные презентации и их роль в развитии бизнеса
    Одним из самых зрелищных способов показа новой продукции, бизнес плана или стратегии развитии компании в данный момент являются мультимедийные презентации. Они позволяют эффективно донести до партнеров и сотрудников всю необходимую информацию в понятном им виде.
  • ТОП 3 идей бизнеса для женщин на дому 25 августа
    ТОП 3 идей бизнеса для женщин на дому
    Ну кто из нас не мечтает работать «на себя»? Кого из нас не прельщает возможность самостоятельно планировать рабочий день? Разве вам не хочется иметь свободных график? И, конечно, кто же откажется от возможности свободного выбора периода отпуска и его длительности?
  •    Какие квартиры выгодней покупать для последующей сдачи в аренду 18 июля
    Какие квартиры выгодней покупать для последующей сдачи в аренду
      Финансовый и политический кризис временами дает о себе знать. Ощущается он практически во всех отраслях  промышленности и экономики в целом. Не смог он не отразиться и на рынке недвижимости. Ни для кого не является секретом, что покупательская способность у населения резко снизилась.
  • Подруга-Босс, Что делать если она главнее 18 июля
    Подруга-Босс, Что делать если она главнее
    Психолог Бэн Микаэлис расскажет как быть в такой непростой ситуации-когда твою подругу назначили боссом.
  •  Ситуация на рынке вторичного жилья 15 июля
    Ситуация на рынке вторичного жилья
         Ни для кого не секрет, что рынок недвижимости является индикатором экономической ситуации в стране в целом. Свои сбережения граждане инвестируют в недвижимость, тем самым способствуя росту экономики. 
  • Как правильно вести себя на работе? Советы и рекомендации. 19 июня
    Как правильно вести себя на работе? Советы и рекомендации.
    Часто, мечтая об успешной карьере, люди работают на износ, не достигнув желаемого. А иные выполняют свои обязанности легко, двигаясь  вверх с потрясающей быстротой. Почему так происходит? Всё дело в том, что успех зависит не только от тяжёлого труда, но и от знания, как правильно вести себя на работе, чтобы расположить к себе людей.
  • Что важно учесть при покупке квартиры 24 мая
    Что важно учесть при покупке квартиры
    Ни для кого не секрет, что покупка квартиры – событие радостное и долгожданное. Но всю радость приобретения опечаливает довольно сложный и затратный процесс. Тут есть два варианта: приобрести недвижимость через агентство либо же своими собственными силами.
  • Женщина в бизнесе: как добиться успеха 26 марта
    Женщина в бизнесе: как добиться успеха
    Принято считать, в бизнес идут только молодые и уверенные в себе люди. Как показывает практика, с каждым годом возрастает количество женщин, стремящихся завоевать высокие позиции на поприще коммерческой деятельности.